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$Daniele Pellegrini
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I documenti della successione, e chi li rilascia

9 minaggiornato il

Una successione si muove a documenti. Ognuno ha un mittente diverso, un tempo diverso, e apre una porta diversa: finché manca il primo, il secondo non serve a niente.

Questa pagina elenca i documenti che ricorrono in ogni pratica — che cosa sono, chi li rilascia e a che cosa aprono. Non spiega come si compilano: dove serve il merito di un adempimento, il rimando è alla pagina che lo tratta.

Il quadro in cui questi documenti si muovono — che cosa si blocca alla morte del titolare, e quanto diventa difficile arrivare al patrimonio a seconda di dove è custodito — è nella pagina su cosa succede ai tuoi investimenti se muori.

In Italia

Documento Chi lo rilascia A che cosa apre
Certificato di morte Comune, ufficio di stato civile Aprire la pratica presso qualunque operatore
Dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà Il dichiarante; la firma la autentica un pubblico ufficiale, in Comune o presso un notaio Attestare chi sono gli eredi, e a che titolo
Atto notorio Notaio o cancelliere del tribunale Lo stesso, con più forza probatoria
Documento d’identità di ogni erede Comune o autorità emittente Identificare chi chiede l’accesso
Verbale di pubblicazione del testamento Notaio Far valere una successione testamentaria
Certificato di consistenza L’intermediario italiano presso cui il patrimonio è depositato Sapere che cosa c’era, e a che valore
Dichiarazione di successione La presenta l’erede all’Agenzia delle Entrate L’adempimento che apre lo sblocco
Attestazione di avvenuta presentazione Agenzia delle Entrate È la prova che gli intermediari chiedono per sbloccare
Quietanza La predispone l’intermediario, la firmano tutti gli eredi Liberare materialmente somme e titoli

Quando il patrimonio esce dall’Italia

Documento Chi lo rilascia A che cosa apre
Certificato Successorio Europeo In Italia, il notaio Provare di essere erede davanti a un operatore di un altro Stato dell’Unione
Apostille e traduzione giurata Apostille: l’autorità italiana competente. Traduzione: un traduttore giurato in tribunale Far accettare un atto italiano dove il riconoscimento non è automatico
Transfer certificate Amministrazione fiscale statunitense Sbloccare presso il custode i titoli di fonte statunitense

I documenti che aprono la pratica

Il primo è il certificato di morte, che attesta il decesso. Lo rilascia l’ufficio di stato civile del Comune, ed è la prima riga di ogni pratica — con una banca italiana come con un operatore straniero. Alcuni operatori esteri sono esigenti sulla forma e non accettano attestazioni rilasciate da soggetti diversi dall’anagrafe.

Serve poi il documento d’identità di ciascun erede, in corso di validità. Sembra la parte banale ed è quella che più spesso torna indietro, perché ogni operatore ha le proprie regole di formato: c’è chi chiede una fotografia e non una scansione, e chi non accetta certi tipi di documento.

Se c’è un testamento scritto a mano, entra un terzo documento: il verbale di pubblicazione. È l’atto con cui un notaio rende il testamento conoscibile, e senza il quale quel testamento non può essere fatto valere.

Da qui discende un fatto che conviene conoscere prima: un testamento olografo, alla morte, viene pubblicato, e il suo contenuto diventa conoscibile. Una credenziale di accesso scritta lì dentro smette quindi di essere un segreto.

I documenti che dimostrano chi sei

Attestare il decesso non basta: bisogna anche dimostrare chi sono gli eredi e a che titolo. Le forme che svolgono questa funzione sono tre, con tre pesi diversi, ed è utile vederle in fila: il gradino fra la prima e la seconda è quello su cui nascono quasi tutti gli equivoci.

L’autocertificazione semplice è una dichiarazione che si firma da sé, senza nessun pubblico ufficiale davanti. Vale nei rapporti con la pubblica amministrazione, e questo sarà il punto dell’ultima sezione.

La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è la stessa dichiarazione, ma con la firma autenticata: si firma davanti a un pubblico ufficiale — in Comune o presso un notaio — che certifica che quella firma è tua. Indica se la successione è per legge o per testamento, chi sono i chiamati (le persone che la legge o il testamento indicano come possibili eredi, prima che abbiano accettato) e quale sia la propria posizione.

L’atto notorio è la forma più solenne: si rende davanti a un notaio o a un cancelliere del tribunale, con due testimoni estranei alla vicenda. Ha una forza probatoria maggiore — cioè conta di più se qualcuno contesta ciò che vi è dichiarato — costa di più e richiede più tempo.

La domanda che quasi tutti si pongono — quale delle tre serve — non ha una risposta di legge. La sceglie l’operatore, e le soglie e i casi in cui viene preteso l’atto notorio cambiano da istituto a istituto. È il punto trattato nell’ultima sezione di questa pagina.

I documenti che ti dà l’operatore

Non tutti i documenti li procurano gli eredi: alcuni li produce chi custodisce il patrimonio, e sono quelli che scandiscono la chiusura della pratica.

Il certificato di consistenza fotografa alla data del decesso i conti, i titoli e i dossier — il dossier è il conto su cui sono depositati gli strumenti finanziari. Dice che cosa c’era, e a che valore. È il documento che rende materiale il congelamento, e su cui si costruisce tutto ciò che viene dopo.

L’attestazione di avvenuta presentazione della dichiarazione di successione è quella che gli intermediari chiedono per procedere allo sblocco, ed è diversa dalla semplice ricevuta. La guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate spiega come ottenerla insieme alla dichiarazione: chi si ferma alla copia semplice si vede respingere la richiesta e deve tornare indietro di un passaggio.

Infine c’è la quietanza: il documento che libera materialmente somme e titoli. La predispone l’intermediario e la firmano tutti gli eredi — il che significa che i tempi finali della pratica non dipendono più dalla banca né dall’amministrazione, ma dall’ultima firma che manca.

Il merito della dichiarazione di successione — termini, calcolo, versamento — non si apre qui: è il tema dell’imposta di successione.

Che cosa cambia quando l’operatore è estero

Fuori dall’Italia la logica resta la stessa, ma i documenti interni non bastano da soli.

Il Certificato Successorio Europeo è un atto che prova la qualità di erede negli altri Paesi dell’Unione senza dover ripetere una procedura in ciascuno. In Italia lo rilascia il notaio. Il suo uso non è obbligatorio e non sostituisce i documenti nazionali; e c’è un dettaglio che conta più di quanto sembri: le copie autentiche hanno una validità limitata nel tempo, quindi una pratica lunga può richiederne il rinnovo.

Possono servire poi l’apostille — una certificazione che rende un atto italiano riconoscibile all’estero — e una traduzione giurata, cioè una traduzione asseverata davanti a un pubblico ufficiale, che il traduttore firma assumendosene la responsabilità. Se servano davvero non è stabilito da una regola generale: lo decide l’operatore che le chiede. Alcuni le pretendono espressamente, altri non le nominano mai.

Quando nel patrimonio ci sono titoli di origine statunitense entra in gioco anche l’amministrazione fiscale americana. Chi conserva quei titoli — il custode, cioè l’intermediario presso cui sono depositati — non li consegna agli eredi senza un suo nulla osta, il transfer certificate. È il passaggio più lungo dell’intera catena, e i suoi tempi si sommano a quelli di tutto il resto.

Quando è policy, e non legge

È la distinzione più utile di questa pagina, perché spiega la maggior parte delle sorprese.

Alcune richieste vengono dalla legge, e nessun operatore può derogarvi: la prova della presentazione della dichiarazione prima dello sblocco, o l’apertura della cassetta di sicurezza soltanto davanti a un notaio o a un funzionario. Altre vengono invece dalla politica interna dell’operatore: quale forma di attestazione della qualità di erede pretende, sopra quale importo, con quale formato dei documenti.

La differenza si vede bene su un caso, ed è il gradino annunciato prima. Nessuna delle banche osservate accetta l’autocertificazione semplice per attestare la qualità di erede: pretende la firma autenticata. La ragione che danno è che l’autocertificazione vale nei rapporti con la pubblica amministrazione, e una banca si qualifica come soggetto privato.

È una posizione legittima, ma è una scelta, non un obbligo. E infatti dove passi la soglia fra dichiarazione autenticata e atto notorio cambia da istituto a istituto.

Saperlo cambia due cose. La prima è che chiedere a un operatore quale documento vuole non è una domanda ingenua: è l’unica fonte affidabile per quel canale. La seconda è che una richiesta diversa da quella ricevuta altrove non è un errore di qualcuno — è la stessa pratica letta da due politiche interne diverse.

Domande frequenti

La banca mi chiede l’atto notorio, ma il Comune dice che basta la dichiarazione sostitutiva. Chi ha ragione? Possono avere ragione entrambi. La legge non stabilisce quale forma serva davanti a un intermediario: lo decide l’operatore, e le soglie e i casi cambiano da istituto a istituto. Le banche osservate non accettano l’autocertificazione semplice perché si qualificano come soggetti privati, fuori dal perimetro in cui quella forma ha valore.

Serve un notaio per fare una successione? Non sempre. Il notaio è necessario per la pubblicazione di un testamento scritto a mano, per l’atto notorio dove viene richiesto, per l’apertura di una cassetta di sicurezza e per il Certificato Successorio Europeo. Molte pratiche senza testamento e senza immobili non lo richiedono, ma il singolo operatore può pretendere una forma che lo comporta.

Quali documenti servono per un conto aperto su una piattaforma estera? La base è la stessa — prova del decesso e prova della qualità di erede — ma la forma cambia: possono servire copie autenticate, traduzioni, apostille, e la corrispondenza può svolgersi nella lingua dell’operatore. Che cosa chiede ciascun tipo di canale è raccolto nella pagina sulla successione su un broker estero.

Fonti